Buchungen
Bewahre deine Rechnungen 8 Jahre selbst auf – BoothFrame ist kein Archiv. Lade dir am besten nach jedem Jahr den Export herunter und gib ihn deiner Steuerberatung.
Alle Mails zu deinen Buchungen – an deine Kunden und an dich, auch die automatischen. Den Inhalt kannst du 30 Tage lang ansehen, die Liste bleibt 12 Monate.
„Verschickt“ heißt: Unser Postfach hat die Mail angenommen und weitergeschickt. Ob sie beim Empfänger im Posteingang oder im Spam-Ordner gelandet ist, sehen wir nicht.
Was du vermietest. Zwei gleiche Fotoboxen sind ein Gerät mit Anzahl 2, zwei verschiedene sind zwei Geräte. Der Puffer ist die Zeit für Anfahrt, Auf- und Abbau – so lange ist das Gerät vor und nach dem Event nicht frei.
Schnell hinzufügen:
So sehen die Mails an deine Kunden aus: Eingangsbestätigung, Zu- und Absage, Link zum Fragebogen und Erinnerungen. Verschickt wird über info@boothframe.de – so kommen die Mails sicher an. Im Postfach deiner Kunden steht aber dein Name, und Antworten gehen direkt an dich.
Wann gehen Mails raus?
Erinnerungen an deine Kunden verschickt BoothFrame automatisch. Ist in ein paar Tagen mehreres fällig, steht alles zusammen in einer Mail.
Ohne Zeitpunkt geht keine Erinnerung raus.
Ohne Zeitpunkt geht keine Erinnerung raus.
Ohne Zeitpunkt geht keine Erinnerung raus.
Absender
Tipp: „“ zeigt deinen Kunden gleich, warum die Adresse auf boothframe.de endet.
Mail mit dem Link zum Fragebogen
Automatisch dazu kommen die Anrede („Hallo Anna,“), die offenen Fristen, der Knopf zum Fragebogen und dein Gruß. Vor dem Senden kannst du den Text für diese eine Mail noch ändern.
Text ohne klickbare Links – so landen die Mails nicht im Spam. Die Test-Mail geht an deine Anmelde-Adresse.
WhatsApp-Nachricht mit dem Link zum Kundenbereich
Im Text fehlt {link} – ohne ihn kommt dein Kunde nicht in seinen Bereich. Beim Senden hängen wir den Link dann ans Ende.
Emojis sind erlaubt. Solange du den Standardtext nicht änderst, passen wir ihn an den Inhalt an (Fragebogen, Mietvertrag, Dokumente oder Galerie).
Vor dem Senden
Gilt für „Per Mail schicken“ und „Per WhatsApp schicken“ beim Kundenbereich einer Buchung. Aus: Die Mail geht sofort mit deinem Standardtext raus, WhatsApp öffnet sich direkt.
Erinnerung an offene Fristen
Darunter stehen die Fragen, die bald fällig sind, und der Knopf zum Fragebogen. Wann erinnert wird, stellst du je Fragebogen unter „Fragebögen“ ein.
Texte für Kunden, die Englisch gewählt haben
Bucht jemand auf Englisch, bekommt er diese Texte. Leer = englischer Standardtext.
Nutze nur, was du brauchst. Was du ausschaltest, verschwindet aus deinen Buchungen, aus dem Kundenbereich deiner Kunden, aus den Mails und den Erinnerungen – nichts wartet mehr darauf. Einschalten geht jederzeit wieder; Gespeichertes bleibt erhalten.
Kundenbereich: Was sieht dein Kunde wann?
Mit Angeboten sieht dein Kunde zuerst nur sein Angebot. Was danach kommt, stellst du hier ein. Zusage-Mail und Erinnerungen richten sich danach. Was dein Kunde schon erledigt hat, bleibt sichtbar.
„Zahlung an Kunden“ ist unter „Funktionen“ ausgeschaltet: Dein Kunde sieht keine Bankverbindung und keinen GiroCode, Zahlungserinnerungen gehen nicht raus. Auf Rechnungen steht weiter die Bankverbindung (ohne GiroCode).
Damit dein Kunde bequem überweisen kann: Bankverbindung, Betrag und Verwendungszweck stehen im Kundenbereich, in den Mails und auf Wunsch im Mietvertrag – mit einem QR-Code (GiroCode), den jede Banking-App liest. Ob bezahlt wurde, erfährt BoothFrame nicht von selbst: Den Eingang trägst du in der Buchung ein.
Anzahlung und Kaution
Die Höhe trägst du je Gerät unter „Geräte“ ein. Sie steht auf der Buchungsseite, im Angebot, in der Rechnung (nicht als Teil des Rechnungsbetrags) und im Kundenbereich.
Bankverbindung
Referenz und Verwendungszweck
Jede Buchung bekommt automatisch eine fortlaufende Referenz. Sie steht im Kundenbereich, in den Mails, im Verwendungszweck und im Mietvertrag ({Referenz}). Ein neues Kürzel gilt für neue Buchungen.
Zum Beispiel: – höchstens 140 Zeichen.
Überweisungs-QR-Code (GiroCode)
Zahlungsinfos zeigen
GiroCode für
Tipp: Ist eine bestehende Buchung schon (teilweise) bezahlt, trag den Eingang einmal in der Buchung ein – sonst steht im Kundenbereich „offen“.
Fristen
Die Fristen stehen im Kundenbereich und in den Mails. Wann deine Kunden (und du) an offene Zahlungen erinnert werden, stellst du unter „Nachrichten“ ein.
Deine Buchungsseite
Noch nicht eingerichtetHier fragen deine Kunden Termine an und buchen Beratungsgespräche – als Link zum Teilen oder direkt auf deiner Website. Jede Anfrage landet in deinem Kalender, du bestätigst sie.
Adresse und Aussehen
Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestriche, zum Beispiel dein Firmenname.
Das kleine Bild im Tab, wenn Kunden deine Buchungsseite öffnen. Am besten quadratisch.
Pakete
Das wählen deine Kunden aus, mit Preis. Jedes Paket belegt Geräte – so zeigt der Kalender nur Zeiten, an denen sie frei sind.
Die Geräte kommen aus deinen Paketen: Ein Paket mit mehreren Geräten steht bei jedem davon, Pakete ohne Gerät unter „Weitere Pakete“. Mit nur einem Gerät zeigt die Seite die Pakete gleich.
Rabatte und Aktionen
Aktionen senken den Preis bestimmter Pakete, z. B. 10 % auf alle Fotospiegel-Pakete bis Ende Oktober. Kombi-Rabatte gelten, wenn ein Kunde zwei Pakete zusammen anfragt. Deine Kunden sehen den Rabatt direkt beim Paket.
Fahrtkosten
Deine Kunden geben die Adresse der Location ein und sehen sofort die Fahrtkosten, gerechnet mit Google Maps (schnellste Strecke). Deine Startadresse sehen sie nicht, nur die Kilometer.
Vorschläge sind gerade nicht verfügbar – gib die Adresse einfach vollständig ein (PLZ und Ort reichen).
Kunden sehen nur die Kilometer. Startest du von zu Hause? Dann reichen PLZ und Ort – gerechnet wird ab dem Ortskern, und deine genaue Adresse lässt sich auch über viele Abfragen nicht eingrenzen.
Google Maps hat diese Startadresse nicht gefunden – deine Kunden sehen deshalb gerade keine Fahrtkosten. Bitte genauer eintragen (z. B. PLZ und Ort) und speichern.
ℹ️ Was sehen deine Kunden, wenn die Berechnung nicht klappt?
Damit die Kosten bei Google Maps im Rahmen bleiben, hat die Berechnung Grenzen. Deine Kunden können ihre Anfrage aber immer schicken – dann ohne Fahrtkosten, und du rechnest sie selbst aus.
- Ein Kunde rechnet sehr oft (mehr als 10-mal in einer Stunde oder 20-mal am Tag):„Du hast gerade sehr oft Fahrtkosten berechnet. Zum Schutz vor Missbrauch geht das erst etwas später wieder. Deine Anfrage kannst du trotzdem schon schicken – [dein Name] rechnet die Fahrtkosten dann aus.“
- Grenze deines Tarifs erreicht, sehr viel los oder Google Maps gestört (Grenze deiner Buchungsseite erreicht oder über ganz BoothFrame sehr viele Berechnungen an einem Tag – spätestens nach 24 Stunden geht es wieder):„Die Entfernung konnte gerade nicht berechnet werden. Gib den Ort der Feier einfach bei deinen Angaben an – [dein Name] rechnet die Fahrtkosten dann aus.“
- Vorschläge gehen gerade nicht (sehr viele Suchen in kurzer Zeit, sehr viel los oder Google Maps gestört) – unter dem Feld steht:„Vorschläge sind gerade nicht verfügbar – gib die Adresse einfach vollständig ein und klick auf ‚Berechnen‘.“Berechnen geht dann trotzdem.
- Adresse nicht gefunden:„Diese Adresse haben wir nicht gefunden. Bitte mit Straße, PLZ und Ort eingeben.“
Kommt eine Anfrage ohne Fahrtkosten, steht darin „Fahrtkosten: noch nicht berechnet“. Dann rechnest du sie selbst aus.
Steht auf der Buchungsseite unter der Summe. Ohne eigenen Text steht dort „zzgl. Fahrtkosten“, solange der Kunde sie nicht ausgerechnet hat.
Regeln für Anfragen
Uhrzeiten vor 12 Uhr zählen zum Folgetag – 02:00 heißt also nachts um 2.
Jede Anfrage bestätigst du selbst. Bis dahin sind die Geräte vorgemerkt.
Beratungstermine
Wie bei Calendly: Kunden buchen ein kurzes Gespräch zu deinen freien Zeiten. Diese Termine sind sofort fest, absagen geht über den Link in der Mail.
Hilfe bei der Paketwahl
Rechtliches und Benachrichtigung
Deine Kunden geben auf der Seite ihre Daten ein. Deshalb gehören dein Impressum und deine Datenschutzerklärung dazu – als Links zu deiner Website.
Löschfristen im Kundenbereich
Was deine Kunden in ihrem persönlichen Bereich eingeben – Antworten auf Fragebögen und hochgeladene Dateien – und die Dokumente, die du dort ablegst, löscht BoothFrame nach dem Event automatisch. So bleiben keine Kundendaten länger liegen als nötig.
Vorher bekommst du eine Mail und hast 7 Tage, um herunterzuladen, was du behalten möchtest. Ein bestätigter Mietvertrag bleibt bei der Buchung, bis du sie löschst (für längere Aufbewahrung das PDF speichern). Die Buchung selbst bleibt, bis du sie löschst. Wird sofort gespeichert.
Galerie im Kundenbereich
Ist eine Event-Seite mit der Buchung verknüpft, findet dein Kunde die Galerie auch in seinem persönlichen Bereich – mit Link zum Weitergeben an die Gäste und, wenn du willst, dem Passwort. Vorher steht dort, ab wann sie erscheint.
In jeder Buchung kannst du das unter „Event-Seite“ ändern, auch auf ein eigenes Datum. Wird sofort gespeichert.
Auf deiner Website einbinden
Wähle, womit deine Website gebaut ist – dann siehst du den passenden Code und wo er hingehört.
Mit viel Platz (ab etwa 960 Pixel Breite) stehen Pakete und Kalender immer nebeneinander.